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  2. Verá diferentes secciones, pinche la opción Mostrar opciones avanzadas.
  3. Vaya a PrivacidadConfiguración de contenido.
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Autocompletar tareas mediante asociación de documentos

En ocasiones nos puede surgir la necesidad de crear tareas que nos recuerden la incorporación de algún documento. En estos casos podemos parametrizar DocShare para que en el mismo proceso de subida del documento la tarea se cancele automáticamente.

Inicialmente se ha habilitado para que funcione en expedientes. Las capacidades con las que ya contaba DocShare, con anterioridad a la versión 3.0, para la creación de tareas con cada nuevo expediente, ahora se pueden mejorar asignado a cada una de esas tareas una entidad documental. Así conseguimos que al asociar dichas entidades documentales a un expediente se busquen las tareas asociadas y se cancelen automáticamente.

Un caso de uso podría ser la creación de un expediente de trabajador. En el que queremos que el sistema nos recuerde añadir un DNI, el contrato y la ficha de datos personales. En los tres casos se indicará que cuando se incorpore alguna de las entidades documentales que representan a estos documentos, la tarea en el expediente quede cancelada.

Es una forma muy ágil y sencilla de trabajar con tareas y nos permite incluso hacerlo desde DAWE, es decir, desde la aplicación web. También funcionaría si en vez de subir un documento nuevo asociáramos al expediente uno ya existente en DocShare.

Si se han programado tareas dependientes, no nos permitirá asociar el documento de una tarea que tenga otras tareas predecesoras sin completar.

La parametrización es muy sencilla. Se realiza desde la configuración del sistema -> Tipos de expedientes -> Pestaña de tareas.

Cancelación de Tareas con Documento

Sólo tenemos que activar la opción de “Autocompletar al subir un documento del subtipo: ” y seleccionar un subtipo entre los disponibles.

Ademas tambien podemos dedicir cerrar el expediente cuando se incorporte el último de los documentos y para ello disponemos de la siguientes opciones en “Cerrar expediente”.

       - No (valor por defecto).
       - Sí.
         Indicaría que el expediente debe ser cerrado al incorporar este documento.
      - Sí, dependiendo de otras tareas.
        En este caso, para finilizar el expediente, ademas de incorporar un documento, el resto de tareas con esta opción seleccionada deben estar completadas.

Esta caracteristica es especialmente util cuando para cerrar el expediente tienen que incorporarse varios documentos, pero el orden de incorporación no es predecible.

Presentación y optimización de la nueva búsqueda avanzada

En la versión 3.4 presentamos nuevas funcionalidades en la búsqueda avanzada y mejoras muy importantes en el rendimiento de la misma.

En este artículo queremos describir estas mejoras y aprovechar para introducir como optimizar las búsquedas a través de la creación de índices en las propiedades desde DocShare.

Lo primero que llama la atención al abrir la ventana de búsqueda avanzada es la nueva sección que aparece en la parte inferior, la reservada para las propiedades. Ahora se puede especificar si la búsqueda por propiedades se aplica a documentos, expedientes o directorios. Lo que reduce considerablemente la carga en el servidor, ya que antes se hacía siempre en los tres ámbitos simultáneamente.


Ilustración 1. Diálogo de búsqueda avanzada.

Cuando se combinan búsquedas de documentos con expedientes y/o directorios, el resultado es la intersección de los documentos obtenidos entre las diferentes búsquedas, es decir, el documento debe cumplir las premisas de búsqueda y además pertenecer al expediente y/o directorio que a su vez tienen que cumplir las parámetros de búsqueda seleccionados.

Otro cambio interesante a destacar sería el filtro en los grupos de propiedades que se basan en los siguientes patrones.

-          Si el parámetro de visualizar sólo mis grupos de propiedades está activo para el usuario se aplica de la siguiente manera:

-          En Documentos: Sólo visualiza aquellos grupos a los que tenga acceso y además que estén asociados a alguna entidad documental.

-          En Expedientes: Sólo visualiza aquellos grupos a los que tenga acceso y que estén vinculados a algún tipo de expediente.

-          En Directorios: Todos.

-          Si el parámetro de visualizar sólo mis grupos de propiedades NO está activo para el usuario se aplica de la siguiente manera:

-          En Documentos: Sólo visualiza todos los grupos que estén asociados a alguna entidad documental.

-          En Expedientes: Sólo visualiza todos los grupos que estén vinculados a algún tipo de expediente.

-          En Directorios: Todos.

Si se selecciona como parte de la búsqueda algún subtipo, sólo aparecerán los grupos de propiedades vinculados con dichos subtipos.

El algoritmo de búsqueda ha cambiado considerablemente mejorando los tiempos de búsqueda de manera muy significativa. Las búsquedas avanzadas que implican a las propiedades todavía se pueden mejorar un poco más activando índices en dichas propiedades.

Para ello hay que entender que es un índice y cuando es el mejor momento de utilizarlo. Por cada índice que asociamos a una propiedad la base de datos tendrá la responsabilidad de mantenerlo actualizado en todo momento. Esto implica una mayor carga en el servidor, por tanto, cuanto menos cambie la propiedad menor carga de trabajo.

Para que se entienda mejor, pongamos como ejemplo que queremos realizar una búsqueda por una propiedad que es el DNI sobre un repositorio de 100.000 documentos. Si no tenemos un índice asociado al DNI, el motor de búsqueda tendrá que recorrerse todos los documentos localizando aquellos en los que el DNI coincide con el utilizado en la búsqueda. En cambio sí tenemos un índice los resultados se obtienen directamente sin necesidad de buscar en todos los documentos disponibles.

Por tanto, es muy recomendable crear un índice en todas aquellas propiedades en las que se vayan a realizar búsquedas habitualmente. Y para mantener el equilibrio entre la carga de trabajo que le supone al servidor mantener cada uno de los índices y las mejora en el rendimiento de las búsquedas, habrá que seleccionar cuidadosamente sobre que propiedades creamos índices y sobre cuáles no.

Para crear un índice hay que editar las características de la propiedad y activar la opción de “Crear índice” como se muestra en la siguiente imagen.


Ilustración 2. Edición de una propiedad.

Disponemos de dos opciones, “Sí” que crea y activa el índice sobre la propiedad y “Sí y único” que además de crear el índice hará que sea único y por lo tanto no se podrán repetir los valores de dicha propiedad.

Clasificación automática de documentos en expedientes

Hasta ahora la asociación de documentos a expedientes se hacía de forma manual como parte del proceso de alta de un documento. Si bien es cierto, cuando los documentos se añadían de forma desatendida, por ejemplo a través de un Hot Folder o un formulario, si se podían asociar automáticamente.

Desde la versión 3.3, se puede convivir, en una misma entidad documental, con la asociación manual y automática independientemente del origen del documento.

Dicha asociación siempre se produce comparando una propiedad del documento con una propiedad de uno o varios tipos de expediente. En la configuración de la entidad documental, ahora podemos elegir si queremos que un determinado expediente aparezca en el alta manual. Esta nueva funcionalidad se parametriza desde la pestaña "Expedientes" de una entidad documental, haciendo clic con el botón derecho sobre un expediente y seleccionando “Relación de propiedades”.


Ilustración 1. Parametrización de la entidad documental.

Al seleccionar esta opción se muestra el dialogo donde podemos especificar el comportamiento de la asociación automática.


Ilustración 2. Propiedades de la asociación automática.

Como se puede observar además del grupo y propiedad del documento y el expediente, podemos especificar si la asociación es obligatoria o no. En caso de serlo, si la asociación no se realiza correctamente el documento será enviado a conflictos y deberá ser asociado manualmente para completar el alta.

La última opción controla si durante el proceso manual de alta del documento podemos ver o no el tipo de expediente para asociarlo manualmente. Aquí es donde reside principalmente el cambio, ya que nos permite elegir si además de automáticamente, podremos asociarnos al expediente de forma manual.

¿Cuándo es conveniente cada tipo de asociación?

Existen tres escenarios habituales en los que encajan las diferentes combinaciones de asociación automática. Dichos escenarios son los siguientes:

  1. En el momento del alta del documento, los expedientes pueden existir o no. En caso de no existir se dan de alta manualmente.
  2. Los expedientes siempre existen con antelación al alta del documento.
  3. El tercer escenario es una variante del primero, en el que algunos documentos se dan de alta de forma desatendida y los expedientes siempre existen, pero además, ocasionalmente algunos usuarios suben documentos de forma manual, no estando garantizada la existencia del expediente.

En el caso 1 habría que configurar el dialogo mostrado en la ilustración 2, únicamente con la opción de “Mostrar diálogo Asociación Expedientes” marcado. El resto no es necesario. Esta suele ser la configuración más frecuente y por lo tanto la que asume el sistema por defecto.

En el supuesto 2, claramente nos podemos decantar por una asociación automática donde la ventana de asociación de expedientes no es necesaria. Por lo tanto seleccionaríamos los grupos y propiedades tanto del documento como del expediente y desmarcaríamos la opción “Mostrar diálogo Asociación Expedientes”.

Finalmente en el tercer ejemplo debemos parametrizar igual que en caso 2, pero desmarcando la opción de “Mostrar diálogo Asociación Expedientes”.

Introducción a la gestión documental

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es una serie de tecnologías, técnicas y normas, orientadas a facilitar a las empresas, la administración y el flujo de documentos durante todo su periodo de vida. Esto puede hacerse a través de técnicas manuales o mediante el uso de tecnologías diseñadas para alcanzar tasas más altas en cuanto a eficiencia y rendimiento, así como funcionalidad. Una de las principales características de un sistema de gestión documental optimo es su capacidad para vincular toda la información almacenada en bases de datos de otros sistemas como el caso de los ERP's, con bibliotecas y documentos.

¿Cuál es el objetivo de la gestión documental?

El objetivo principal de todo sistema de gestión documental es el de rastrear el almacenamiento y administración de todos los documentos electrónicos o las imágenes de documentos en papel. A diferencia de lo que sucede con los sistemas ERP's, la información en un sistema de gestión documental no cuentan con una organización clara de contenido, por lo que suele llamarse “información sin estructura”. Todas las empresas sin importar que tan grandes o pequeñas sean, tienen que administrar diariamente una gran cantidad de información de todo tipo, incluyendo datos legales, así como información sobre el funcionamiento interno. El objetivo de la gestión documental es racionalizar el uso de toda esta información para que se pueda trabajar con ella de una forma más eficiente.

También es importante decir que todos los sistemas de gestión documental usualmente ofrecen una gama de servicios adicionales orientados a maximizar los recursos, incluyendo medios de almacenamiento, opciones de seguridad, así como opciones para la recuperación de información e indexación, todas estas opciones están disponibles en el software de DocShare. No solo eso, toda la información requerida por la empresa tiene que estar disponible en cualquier momento del día y además el acceso a ella debe ser rápido e intuitivo. Si se trata de seguridad, hay claramente dos aspectos fundamentales que ofrece un sistema de gestión documental; una es el garantizar la total integridad de la información, evitando cualquier tipo de perdidas o deterioros en los documentos, y también el restringir el acceso no autorizado a toda esta información. Por lo que respecta a la indexación, en este caso la información tiene que ser fácilmente recuperable por los usuarios empleando la menor cantidad de tiempo en ello.

Herramientas para la gestión documental

Para garantizar una correcta y eficiente gestión documental se pueden recurrir a diferentes herramientas que ayuden precisamente en todos estos procesos. En este sentido, a continuación te mencionamos las principales herramientas para la gestión empresarial:

  • Diagnostico documental. Se refiere a un servicio de consultoría que tenga la capacidad de analizar el sistema de gestión documental para determinar su situación actual. A continuación se debe realizar un plan de optimización enfocado a la organización documental, así como a la correcta disposición final de la información.
  • Diseños de programas de gestión documental. En este caso se trata de una herramienta orientada a la elaboración de un programa de administración de documentos con la intención de garantizar la creación de los archivos que registren las actividades de la empresa en función del periodo de vida de la información.
  • Tablas de retención documental. Se trata de un servicio mediante el cual se logra diseñar una herramienta con la capacidad de estructurar la organización de la información, así como establecer una política que designa los tiempos de retención para cada serie de documentos.
  • Software de gestión documental. Así se le conoce a todos los programas para PC desarrollados para la administración de una gran cantidad de información, rastrando y almacenando documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

Funciones de un sistema de gestión documental

Además de proporcionar una forma conveniente de archivar, digitalizar, gestionar y recuperar información, un sistema de gestión documental también ofrece otras muchas funciones que son de gran utilidad para las empresas. Por ejemplo:

Procesamiento automático de documentos

Se refiere a la capacidad de procesar automáticamente toda la información de tal manera que se pueden agrupar documentos, evitar archivos duplicados, así como capturar la información del propio documento o en su caso enviarlo directamente a través de correo electrónico.

Flujo de trabajo con documentos

Un sistema de gestión documental también permite integrar los flujos de trabajo de las empresas de tal forma que toda la información pase de un usuario a otro en función del procedimiento previamente definido. Estos flujos de documentos pueden incluir tanto procesos manuales de aprobación por personas responsables, así como aprobaciones automáticas, firmas electrónicas, además de capturas automáticas de los documentos e incluso también pueden incluir notificaciones por correo electrónico. Todo esto permite que se pueda replicar de forma exacta y electrónica, todo el proceso que en la actualidad se lleva a cabo en papel.

Además, se consiguen automatizar los procesos como el caso de la aprobación de las facturas con los proveedores, las referencias de producto o en sus caso, los estudios de calidad, la administración de pedidos, así como aquellos procesos internos de menor envergadura pero igualmente importantes como el caso de la distribución de nominas o la aprobación de las vacaciones.

Vinculación con ERP's

Esta es otra de las mejores funciones de los sistemas de gestión documental en donde se puede interactuar con los ERP's, permitiendo el intercambio de información entre las aplicaciones. En este caso toda la información que se captura o se registra de los documentos almacenados, puede ser enviada a través del programa de gestión, con lo cual también se puede recuperar información relacionada con documentos almacenados en ese mismo software de gestión.

Información disponible en todo momento

Como consecuencia de que la administración de empresas esta muy relacionada con los documentos que se gestionan, toda la información vinculada al estado, así como a la gestión de estos documentos, tiene un enorme valor para las organizaciones. Esto significa que con un sistema de gestión documental, los encargados de administrar las empresas pueden ver por ejemplo, el tiempo empleado en la gestión de la información, medir la eficiencia de todos los procesos, así como comprobar el estado actual de cada uno de dichos procesos en cualquier momento y de la forma más eficiente posible.

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EMPRESAS Y PYMES

La gestión documental puede ser difícil de gestionar. Herramientas como DocShare ayudan a gestionar, manejar, publicar, trabajar y conservar cualquier documento en formato digital, facilitando enormemente dicha tarea.

¿Por qué necesitamos un gestor documental?

 

La estrategia de la gestión de la información en una organización está intrínsecamente ligada al desarrollo, evolución y optimización de los procesos operativos. La posibilidad de gestionar los documentos de la empresa a través de un sistema automatizado que controle el flujo del proceso documental, tiene un efecto directo en la competitividad, productividad y crecimiento empresarial.

La gestión documental permite canalizar y agilizar los procesos de información y difusión en cualquier organización.

En resumen, el proceso de gestión documental se basa en los siguientes puntos:

- Elaboración / creación de los documentos.
- Captura de la información / documentación.
- Almacenamiento.
- Análisis y tratamiento de la información.
- Gestión de los documentos.
- Publicación de la información.

El ámbito de aplicación de estas funciones debe de considerarse universal, en cualquier empresa donde tengan cabida cualquier tipo de gestión de documentos como los archivos en papel, los documentos electrónicos, la digitalización de documentos  y cualquier proceso de negocio y gestión de la organización.

En la actualidad, en muchas empresas el ámbito de actuación de los sistemas de gestión documental se restringe únicamente a los departamentos, por lo que cuando nos referimos a búsqueda de información por parte de otros departamentos, se dificulta mucho el proceso. Para evitar esto, se tiende a un entorno corporativo, en el que la información se comparte con todos los usuarios que forman parte de la empresa.

Una de las características fundamentales del sistema de gestión documental, es que la información generada, es independiente del usuario, es decir, una vez que se almacena en el gestor de documentos puede ser visualizado por cualquiera de los usuarios que tengan permiso.

Para la consecuencia de estos objetivos es necesario lo siguiente:

- Desarrollar una normativa y un manual de procedimientos, que comprenda la gestión de todo el ciclo de vida de un documento.

- Establecer criterios de clasificación y valoración documental homogéneos y estables, independientes de los cambios de plantilla que se puedan producir en la empresa.

- Mecanizar todos los procesos y procedimientos relacionados con la gestión de la documentación.

Por lo tanto, como resultado de todo lo anteriormente expuesto, para implementar un sistema de gestión documental en las empresas, es necesario desarrollar un procedimiento conceptual de actuación para posteriormente poder soportarlo con una herramienta tecnológica adecuada, que nos permita optimizar los procesos de negocio.

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