Docshare  

Al contrario. Las empresas pequeñas y medianas son las que se favorecen más con este tipo de sistemas. Está demostrado que las pymes gastan más proporcionalmente en Back Office que las empresas grandes, y que sus directivos malgastan más tiempo en tareas no estratégicas de su organización.

Muchos clientes creen que la implementación les va a crear problemas, para ello planificamos la transición del sistema de gestión antiguo a DOCSHARE, de forma que en pocos días tu equipo estará disfrutando de un sistema que aumentará radicalmente la eficacia de las tareas de gestión.

La arquitectura de DOCSHARE está especialmente desarrollada para hacer esto posible. Puedes consultar tus documentos, a través del navegador, desde un PC, portátil o PDA.

DOCSHARE nos ofrece acceso a los documentos siempre y en cualquier lugar. Para ello, independendientemente de la localización física del usuario, siempre tendremos acceso a la aplicación instalada en el servidor, aunque también podemos restringir este tipo de acceso a algunos usuarios, por temas de seguridad.

Si trabajamos en un entorno basado en Directorio Activo, con un servidor en el que nos validamos al entrar en Windows, DOCSHARE asume la identidad del usuario (Single Sing-On). En caso de no estar registrados, se nos mostrará un dialogo que nos exigirá el nombre de usuario y contraseña.
Para mayor seguridad, algunos documentos pueden ser configurados para que soliciten una lectura de huella dactilar para abrirlos.

Los documentos almacenados dentro de DOCSHARE, podrán ser editados y modificados por los usuarios autorizados hasta obtener la versión final. El sistema busca las distintas versiones del documento, guarda la versión actual y crea una nueva, incluso se puede restaurar una versión anterior, convirtiendo ésta en la última.
DOCSHARE almacena las versiones generadas de un documento, por las modificaciones realizadas en él, indicando la fecha y responsable de la modificación. Mediante la función de gestión de versiones, se podrá realizar el seguimiento de los documentos almacenados en DOCSHARE.

Si no recuerdo en que carpeta guardé un documento, simplemente con acordarme de una o varias palabras que contenga el documento y usando la Búsqueda Inteligente por contenido, en escasos segundos, lo tendré localizado.

DOCSHARE, gestiona cualquier tipo de archivo, incluidas imágenes.

DOCSHARE está configurado para gestionar entre un millón y medio y dos millones de documentos, por lo que en el caso de que el volumen sea superior a éste, se tendría que hacer un replanteamiento de la planificación inicial del sistema.

No hay límite para la cantidad de documentos a almacenar, el único tope que existe para esto, es la capacidad de almacenamiento y proceso del servidor.

Sí. A través de la seguridad propia del documento, se puede configurar para que no pueda ser enviado a través de e-mail por ningún usuario, o sólo por algunos, que serían determinados en este caso en el momento de guardar el documento en el gestor.

Los documentos en formato papel pueden ser convertidos en archivos electrónicos, a través de procesos de escaneo y digitalización (proceso de reconocimiento de caracteres OCR ). El resultado de cualquiera de estos procesos, es un archivo digital que ya puede ser gestionado por el sistema.

En el gestor documental, la búsqueda se hace a través del contenido, e imponiendo una serie de palabras clave, por lo que la búsqueda es mucho más exhaustiva y con mayor éxito que si se hace a través del nombre del documento.

El gestor va a detectar cualquier documento que contenga la palabra que nosotros hemos impuesto como criterio de búsqueda. Podemos también definir relaciones entre documentos basándonos en propiedades comunes a todos ellos.
Se pueden usar también contenidos determinados con fines de seguridad, por ejemplo, podemos restringir la lectura de todos los documentos que contengan los caracteres “ lista de nóminas “ a todos los usuarios del sistema excepto al personal del departamento de nóminas, previamente definido.

La forma en la que el usuario visualiza las carpetas es la misma que el sistema tradicional de Windows, la única diferencia es que en realidad, no existen, ya se encuentran alojadas en una base de datos en el servidor.
Todo el entorno, tanto el de documento, como el de carpetas es virtual.

Se pueden crear tantas subcarpetas como sean necesarias para la estructura lógica de gestión de los documentos.

Todos los usuarios que están conectados al gestor, acceden a él a través de la contraseña de inicio de Windows, por lo que si no es el propio usuario el que accede al equipo, no tendría entrada al gestor.

Las carpetas se comparten desde el servidor y el sistema asocia diferentes niveles de acceso a cada usuario o grupo de usuarios a cada carpeta.
Opcionalmente se puede activar desde el servidor la seguridad , para conexiones a través de web, e impedir el acceso a través de este medio.

Para cualquier duda sobre el gestor documental, puede ponerse en contacto con nosotros llamando al teléfono, 902050661, o bien enviando un e-mail a la dirección comercialdocshare@grupomeridian.com