Docshare  

Pelo contrário. As empresas pequenas e médias são as mais favorecidas com este tipo de sistemas. Está demonstrado que, em termos proporcionais, as PMEs gastam mais com Back Office que as grandes companhias e que sua directoria perde muito tempo com tarefas que não são estratégicas para a organização

Muitos clientes acreditam que a implementação criará problemas. Por isso planeamos a transição do sistema de gestão antigo para o DOCSHARE, de forma que, em poucos dias, a equipa já possa desfrutar de um sistema que aumentará radicalmente a eficiência das tarefas de gestão.

A arquitectura do DOCSHARE foi especialmente elaborada para tornar isso possível. Seus documentos podem ser consultados através do navegador, a partir de um computador, laptop ou PDA.O DOCSHARE oferece acesso aos documentos a qualquer momento e a partir de qualquer lugar. Para tanto, independentemente da localização física do utilizador, haverá sempre acesso à aplicação instalada no servidor, embora também seja possível restringir este tipo de acesso a alguns utilizadores por questões de segurança.

O sistema baseia-se num ambiente web, com tecnologia .NET, que combina o melhor das aplicações web com o melhor dos desenvolvimentos padrão. Por isso trabalhar com a ferramenta não difere do rendimento de uma aplicação tradicional.

Se trabalharmos num ambiente baseado em Directório Activo, com um servidor em que validamos a entrada no Windows, o DOCSHARE assume a identidade do utilizador (Single Sing-On). No caso de não estar registado, será aberta uma janela que pedirá o nome do utilizador e a senha.
Para aumentar a segurança, alguns documentos podem ser configurados para solicitar a leitura de impressão digital para serem abertos.

Os documentos armazenados dentro do DOCSHARE poderão ser editados e modificados pelos utilizadores autorizados até se obter a versão final. O sistema procura as diferentes versões do documento, guarda a versão actual e cria uma nova, inclusive é possível restaurar uma versão anterior, transformando esta na última.
O DOCSHARE armazena as versões geradas para um determinado documento, pelas modificações realizadas nele, indicando a data e o responsável pela modificação. A função de gestão de versões permite realizar o acompanhamento dos documentos armazenados no DOCSHARE.

Caso não saiba em que pasta guardou o ficheiro, basta se lembrar de uma ou mais palavras contidas no documento e usar a Pesquisa Inteligente por conteúdo para localizá-lo em poucos segundos.

O DOCSHARE pode fazer a gestão de qualquer tipo de ficheiro, incluindo imagens.

O DOCSHARE está configurado para administrar de um milhão e meio a dois milhões de documentos. Caso o volume seja superior a estes valores, será preciso fazer uma redefinição do planeamento inicial do sistema.

Não há um limite para a quantidade de documentos a serem armazenados, o limitante para isso é a capacidade de armazenamento e processamento do servidor.

Sim. Através da própria segurança do documento, é possível definir que o ficheiro não poderá ser enviado por e-mail por nenhum utilizador, ou apenas por alguns que seriam determinados no momento de guardar o documento no gestor.

- Acesso a recursos compartilhados e informação completa
- Conteúdos mais uniformes nos documentos da empresa
- Redução do tempo de resposta, principalmente, nos serviços de atendimento ao cliente
- Aceleração de processos
- Tempo útil para se dedicar a outras tarefas de maior valor agregado
- Economia de papel

Os documentos em papel podem ser transformados em ficheiros electrónicos através de um scanner e processos de digitalização (processo de reconhecimento de caracteres OCR). O resultado de qualquer um destes processos é um ficheiro digital que pode ser administrado pelo sistema.

No gestor documental, a pesquisa é realizada através do conteúdo e definindo uma série de palavras-chave, por isso é muito mais completa e bem-sucedida que a pesquisa pelo nome do documento.

O gestor detectará qualquer documento que contenha a palavra definida como critério de pesquisa. Também é possível definir relações entre os documentos com base em propriedades comuns eles.
Além disso, também é possível usar determinados conteúdos por questões de segurança, por exemplo, podemos restringir a leitura de todos os documentos que contenham os caracteres “folha de pagamento” para os utilizadores do sistema, excepto para o pessoal do departamento de pagamento, previamente definido

O utilizador visualiza as pastas da mesma forma que no sistema tradicional do Windows, a única diferença é que não existem, visto que se encontram alojadas numa base de dados no servidor.
Todo o ambiente, tanto do documento como da pasta, é virtual.

É possível criar quantas subpastas sejam necessárias para a estrutura lógica de gestão dos documentos.

Todos os utilizadores ligados ao gestor têm acesso a ele com a senha do próprio Windows. Deste modo, a menos que seja o próprio utilizador do computador a entrar no Windows, este não terá ao gestor.
As pastas são compartilhadas a partir do servidor e o sistema associa diferentes níveis de acesso a elas para cada utilizador ou grupo de utilizadores.
De forma opcional, pode-se activar a segurança a partir do servidor para conexões através da web, impedindo o acesso por este meio.

Para esclarecer dúvidas sobre o gestor documental, basta entrar em contacto connosco pelo telefone +34902050661 ou correio electrónico comercialdocshare@grupomeridian.com