Docshare  

El gestor clasifica los documentos para optimizar las búsquedas, basándose entre otros parámetros , en el uso, las veces que aparece una palabra en el documento, etc. Conseguimos tras hacer una búsqueda, encontrar en el contenido y palabras claves entre cien mil documentos, en un tiempo inferior a un segundo. Las búsquedas se pueden hacer utilizando diferentes criterios: - Por palabras clave, texto, por creador o responsable del documento - Por departamento, tipo y subtipo de documento - Por el cliente al que pertenece el departamento - A través de las propiedades de carpeta o documento ( parametrizables para cada cliente ) - Por la búsqueda avanzada combinando todos los puntos anteriores.

La seguridad la podemos asignar en distintos niveles, dependiendo del tipo de usuario que acceda al gestor : 1. Carpetas, podemos asignar propiedades generales de seguridad ( por ejemplo, acceso de lectura, pero no de modificación a diferentes grupos y usuarios ), afectando a todos los documentos contenidos dentro de una misma carpeta, incluso pudiendo parametrizar si las carpetas son visibles o no, en caso de no tener acceso a ellas 2. Archivos, imponiendo la seguridad a nivel de documentos, por ejemplo, acceso de lectura a un documento, pero no de modificación, o envío a través de e-mail.

Las propiedades asociadas a cada texto se pueden asignar: 1. Por Documento, asignan características a los documentos 2. Por Carpeta, asignando sus propiedades a todos los documentos que contiene, por lo que serían propiedades comunes a todos ellos Las propiedades asignadas pueden ser: 1. Obligatorias, el usuario que crea el documento debe cumplimentarla o no podrá terminar el proceso de alta del documento 2. No Obligatorias Las propiedades se asocian a : 1. Departamento, solo visibles para usuarios del departamento 2. Generales, independientes del departamento visibles por todos los usuarios Las propiedades se asignarán en los directorios comunes a cada departamento, y se asociarán grupos que pueden tener acceso de lectura, de escritura, y modificación. En cuanto a la búsqueda del documento, se pueden hacer búsquedas por grupos de trabajo, por lo que las propiedades serían las del directorio raiz que contienen el documento o se pueden restringir seleccionando los usuarios del grupo de trabajo.

En lo que se refiere a la información general de DOCSHARE, podemos tener acceso a toda la información referente a todos los documentos contenidos, y a todos los usuarios que forman parte del gestor.

Gracias a la plataforma abierta con la que trabajamos, podríamos definir informes acordes con las necesidades de los usuarios, por ejemplo, sobre los documentos más utilizados del gestor.

Los documentos almacenados dentro de DOCSHARE, podrán ser editados y modificados por los usuarios autorizados hasta obtener la versión final.
El creador del documento le indicará al sistema cuando el documento está en su última versión, en este caso, a través de la seguridad el documento podría ser bloqueado, y los usuarios tendrían acceso de lectura pero no podría editarlo, por lo que tampoco podrían hacer ninguna modificación.
El sistema busca las distintas versiones del documento, guarda la versión actual y crea una nueva, incluso se puede restaurar una versión anterior, convirtiendo ésta en la última.
DOCSHARE almacena las versiones generadas de un documento, por las modificaciones realizadas en él, indicando la fecha y responsable de la modificación, así como la fecha de modificación.
Evita tener el mismo documento repetido varias veces con diferente nombre, dificultando reconocer el documento definitivo o la última versión creada de dicho documento.
Gracias a esta función, sólo existirá una versión de cada documento, aunque se almacenen todas las versiones anteriores para su posterior consulta o restauración, por lo que se puede hacer el seguimiento de los documentos almacenados en DOCSHARE

El gestor está plenamente integrado en todos los programas pertenecientes a la suite de Office( Outlook, Word, Excel y Power Point ) es decir, cuando estamos trabajando en un documento, automáticamente nos saltará la ventana del gestor para poder almacenar el documento en él.

El envío de ficheros adjuntos desde el gestor, se vinculan directamente con Outlook.

El sistema detecta si el correo se está enviando a una dirección local de nuestra empresa, transformando el fichero en un link que no ocupa espacio ni en las bandejas de entrada ni salida, y que permite al destinatario del correo visualizar el documento recibido, pero siempre pasando por la seguridad y gestión del gestor, evitando la propagación innecesaria de copia del documento por varios ordenadores de la misma empresa.

Si el mail se envía al exterior, se adjuntará una copia del documento, para que pueda ser visualizado externamente.

Aunque como se indica en el punto anterior, algunas aplicaciones están directamente integradas con el gestor, para una interacción más rápida y sencilla, cualquier tipo de fichero puede ser gestionado a través del gestor (como por ejemplo ficheros de Autocad, PDF, BMP, TIFF e incluso documentos propietarios de aplicaciones específicas).

Se pueden diseñar plantillas de documentos, para uso personal y para uso corporativo que se almacenan en la carpeta de personales y corporativas, y se utilizan como modelo para distintos documentos.

Los documentos eliminados, aparecen en la papelera de reciclaje, en la cual se mantiene activa la seguridad de los documentos. Para el momento de la recuperación, dependiendo de los permisos que tenga cada uno de los usuarios, se podrán recuperar, o no los documentos. Se puede borrar automáticamente la papelera, pasado un intervalo de tiempo parametrizable.

DOCSHARE nos permite controlar todas las acciones que se realizan sobre un documento, además de todas las operaciones que realicen los usuarios.