Docshare  

O gestor classifica os documentos para optimizar as pesquisas, baseando-se entre outros parâmetros, na utilização, na quantidade de vezes em que uma determinada palavra aparece no documento, etc.

Ao realizar a pesquisa, é possível encontrar o conteúdo e as palavras-chaves pesquisadas num total de 100 mil documentos num tempo inferior a um segundo.

As pesquisas podem ser realizadas a partir de diferentes critérios:
- Por palavras-chave, texto, por criador ou responsável pelo documento
- Por departamento, tipo e subtipo de documento
- Pelo cliente ao qual pertence o departamento
- Por meio das propriedades da pasta ou documento (com parâmetros específicos para cada cliente)
- Pela pesquisa avançada ao combinar todos os pontos anteriores.

A segurança pode ser atribuída em diferentes níveis, em função do tipo de utilizador que tem acesso ao gestor:

1. Pastas - é possível atribuir propriedades gerais de segurança (por exemplo, acesso apenas para leitura, mas não para realizar modificações a diferentes grupos e utilizadores) que afectem a todos os documentos contidos dentro de uma mesma pasta, com a possibilidade de definir se estes serão visíveis ou não, de acordo com o acesso que se tem a eles
2. Ficheiros - é possível determinar a segurança também para documentos, por exemplo, acesso apenas para leitura, mas não de modificação do documento, ou envio por e-mail.

As propriedades associadas a cada texto podem ser atribuídas:

1. Por Documento, atribuindo características aos documentos
2. Por Pasta, atribuindo suas propriedades a todos os documentos contidos nela, por isso seriam propriedades comuns a todos eles
As propriedades atribuídas podem ser:

1. Obrigatórias - o utilizador que cria o documento deve cumpri-las ou não poderá concluir o processo de registo do documento
2. Não Obrigatórias
As propriedades são associadas a:
1. Departamento – visíveis somente para utilizadores do departamento
2. Gerais - independentes do departamento e visíveis para todos os utilizadores
As propriedades devem ser atribuídas nos directórios comuns a cada departamento e associadas a grupos que podem ter acesso de leitura, escrita e modificação.

Com relação à pesquisa do documento, é possível realizar pesquisas por grupos de trabalho, em função do que as propriedades devem ser as do directório raiz que contém o documento, ou restringi-las seleccionando os utilizadores do grupo de trabalho.

No tocante à informação geral do DOCSHARE, é possível ter acesso a toda a informação referente a todos os documentos e a todos os utilizadores que fazem parte do gestor.

Graças à plataforma aberta com que trabalhamos, é possível definir relatórios de acordo com as necessidades dos utilizadores, por exemplo, sobre os documentos mais utilizados do gestor.

Os documentos armazenados dentro do DOCSHARE poderão ser editados e modificados pelos utilizadores autorizados até se obter a versão final.
O criador indicará ao sistema quando o documento chegar a última versão. Então, será possível bloquear o documento e os utilizadores poderão ter acesso apenas para leitura e não poderão editá-lo ou modificá-lo.
O sistema procura as diferentes versões do documento, guarda a versão actual e cria uma nova, inclusive é possível restaurar uma versão anterior, transformando esta na última.
O DOCSHARE armazena as versões geradas para um determinado documento, pelas modificações realizadas nele, indicando a data e o responsável pela modificação.
Evita que o mesmo documento seja repetido várias vezes com diferentes nomes, o que dificultaria reconhecer o documento definitivo ou sua última versão.
Graças a esta função, existirá apenas uma versão de cada documento, embora todas as versões anteriores sejam armazenadas para consulta ou recuperação, o que permite realizar o acompanhamento dos documentos armazenados no DOCSHARE

O gestor está plenamente integrado com todos os programas do Office (Outlook, Word, Excel e Power Point) ou seja: ao trabalharmos num documento, a janela do gestor aparecerá de forma automática para que possamos armazenar o documento nele.

O envio de ficheiros a partir do gestor é directamente ligado ao Outlook.

O sistema detecta se o e-mail está a ser enviado a um endereço local da empresa, transformando o ficheiro num link que não ocupa espaço nas caixas de entrada e de saída. Além disso, permite ao destinatário visualizar o documento recebido, mas sempre passando pela segurança e a gestão do gestor, o que evita a propagação desnecessária de cópias do documento por vários computadores da mesma companhia.

Caso o e-mail seja enviado ao exterior, será anexada uma cópia do documento para que seja possível visualizá-lo externamente.

Embora algumas aplicações estejam directamente integradas com o gestor, para una interacção mais rápida e simples, qualquer tipo de ficheiro pode ser administrado por meio do gestor (como por exemplo, ficheiros de Autocad, PDF, BMP, TIFF e até documentos com aplicações específicas).

É possível criar modelos de documentos, para uso pessoal e corporativo, que são armazenados nos ficheiros pessoais e corporativos e utilizados para a elaboração de diferentes documentos.

Os documentos eliminados aparecem na pasta lixeira, na qual também é preservada a segurança dos documentos. Os utilizadores poderão recuperar os documentos ou não em função do seu nível de permissão. A lixeira pode ser esvaziada automaticamente com uma periodicidade definível.

O DOCSHARE permite controlar todas as acções feitas com respeito a um determinado documento, bem como todas as operações realizadas pelos utilizadores.