¿Por Qué?
¿Por qué necesitamos un gestor documental?
La estrategia de la gestión de la información en una organización está intrínsecamente ligada al desarrollo, evolución y optimización de los procesos operativos. La posibilidad de gestionar los documentos de la empresa a través de un sistema automatizado que controle el flujo del proceso documental, tiene un efecto directo en la competitividad, productividad y crecimiento empresarial.
La gestión documental permite canalizar y agilizar los procesos de información y difusión en cualquier organización.
En resumen, el proceso de gestión documental se basa en los siguientes puntos:
- Elaboración / creación de los documentos
- Captura de la información / documentación
- Almacenamiento
- Análisis y tratamiento de la información
- Gestión de los documentos
- Publicación de la información
El ámbito de aplicación de estas funciones debe de considerarse universal, en cualquier empresa donde tengan cabida los archivos en papel, los documentos electrónicos y cualquier proceso de negocio y gestión de la organización.
En la actualidad, en muchas empresas el ámbito de actuación de los sistemas de gestión se restringe únicamente a los departamentos, por lo que cuando nos referimos a búsqueda de información por parte de otros departamentos, se dificulta mucho el proceso. Para evitar ésto, se tiende a un entorno corporativo, en el que la información se comparte con todos los usuarios que forman parte de la empresa.
Una de las características fundamentales del sistema de gestión documental, es que la información generada, es independiente del usuario, es decir, una vez que se almacena en el gestor puede ser visualizado por cualquiera de los usuarios que tengan permiso.
Para la consecuencia de estos objetivos es necesario lo siguiente:
- Desarrollar una normativa y un manual de procedimientos, que comprenda la gestión de todo el ciclo de vida de un documento.
- Establecer criterios de clasificación y valoración documental homogéneos y estables, independientes de los cambios de plantilla que se puedan producir en la empresa
- Mecanizar todos los procesos y procedimientos relacionados con la gestión de la documentación
Por lo tanto, como resultado de todo lo anteriormente expuesto, para implementar un sistema de gestión documental en las empresas, es necesario desarrollar un procedimiento conceptual de actuación para posteriormente poder soportarlo con una herramienta tecnológica adecuada, que nos permita optimizar los procesos de negocio.
