¿Por Qué?
A estratégia da gestão da informação numa empresa está intrinsecamente ligada ao desenvolvimento, evolução e optimização dos processos operacionais. A possibilidade de gerir os documentos da empresa através de um sistema automatizado que controle o fluxo do processo documental tem efeito directo sobre a competitividade, produtividade e o crescimento empresarial.
A gestão documental permite canalizar e agilizar os processos de informação e difusão em qualquer companhia
Em resumo, o processo de gestão documental baseia-se nos seguinte:
- Elaboração / criação dos documentos
- Captura da informação / documentação
- Armazenamento
- Análise e tratamento da informação
- Gestão dos documentos
- Publicação da informação
O âmbito de aplicação destas funções deve ser considerado universal em qualquer empresa com arquivos em papel, documentos electrónicos e qualquer processo de negócio e gestão da organização.
Na actualidade, em muitas empresas o âmbito de actuação dos sistemas de gestão se restringe unicamente a alguns departamentos, por isso a pesquisa de informação por parte de outros departamentos resulta num processo difícil. Para evitar isso, a tendência é a de criação de um ambiente corporativo, no qual a informação seja compartilhada com todos os utilizadores que fazem parte da empresa.
Uma das características fundamentais do sistema de gestão documental é que a informação gerada é independente do utilizador, isto é: depois de armazenada no servidor, a informação pode ser visualizada pelos utilizadores que tenham permissão para tanto.
Para alcançar estes objectivos, é necessário:
- Desenvolver uma normativa e um manual de procedimentos que compreendam a gestão de todo o ciclo de vida de um documento.
- Estabelecer critérios de classificação e avaliação documental homogéneos e estáveis, independentes de mudanças no quadro de funcionários que possam ocorrer na empresa
- Mecanizar todos os processos e procedimentos relacionados à gestão da documentação
Desta forma, para implementar um sistema de gestão documental nas empresas, é necessário desenvolver um procedimento conceitual de actuação para, posteriormente, poder suportá-lo com uma ferramenta tecnológica adequada, que nos permita optimizar os processos de negócio.
